セキュリティ・データ管理

1. 保存されるデータ

• アカウント情報：ユーザーID、メールアドレス、表示名、認証に関する情報。
• 組織・参加情報：会社・組織名、ワークスペース名、所属、メンバー権限、利用状態、招待情報。
• 登録内容：AI業務レシピ、業務フロー、プロンプト、入力例・出力例、クライアント設定、利用するAIの情報、参考資料の名称・説明・共有URL・情報区分。
• 利用・管理情報：お気に入り、作成者、作成・更新日時、管理操作の監査記録、不正利用防止のための記録。

本文や入力例に個人情報・機密情報を記載すると、その内容も登録データとして保存されます。所属組織のルールと共有範囲を確認してから登録してください。

2. 保存されないデータ

参考資料のファイルそのものや、共有URLのリンク先にあるファイル内容は取得・保存しません。外部AIの会話履歴や回答を自動取得する機能もありません。ただし、利用者がコピーしてレシピや出力例などに登録した内容は保存されます。

パスワードは認証サービスで管理され、運営者が平文で取得・閲覧することはありません。

3. 保存先

認証にはGoogleのFirebase Authentication、登録内容の保存にはCloud Firestoreを利用します。アカウント情報とワークスペースのデータは、端末内だけではなくクラウドに保存されます。

ブラウザにはログイン状態の維持などに必要な情報が保存される場合があります。ブラウザのサイトデータを消去しても、クラウド上のアカウントや登録内容は削除されません。

共有URLのリンク先は、資料を置いた外部サービスで管理されます。資料自体の閲覧権限・保存・削除は、そのサービス側で設定してください。

4. メンバー権限

ワークスペースへの所属、権限、利用状態に基づいてアクセスを制御します。一般メンバーとワークスペース管理者の主な違いは次のとおりです。

最後の有効な管理者は、一般メンバーへの変更や利用停止ができません。利用停止はアクセスを止める操作であり、アカウントや登録データの削除とは異なります。運営者による管理・サポート対応については、プライバシーポリシーに定める利用目的に従います。

5. データ削除方法

業務レシピは編集画面で「このレシピを削除」を選び、確認後に「削除を実行」を押します。一般メンバーは自分が登録したレシピ、管理者はワークスペース内のレシピを削除できます。利用者向けのごみ箱・削除取消機能はありません。

お気に入りはレシピ画面から解除できます。資料の共有URLを登録内容から取り除いても、リンク先のファイルは削除されません。

アカウントを残したまま、ワークスペース全体を利用者側で削除する機能はありません。全体の削除を希望する場合や画面から削除できない場合は、運営窓口へお問い合わせください。

6. アカウント削除方法

1. ログイン後、「アカウント設定」を開きます。
2. 「退会・アカウント削除」の「アカウントを削除する」を選びます。
3. 注意事項を確認し、確認欄に「削除」と入力して「完全に削除する」を押します。

認証アカウント、プロフィール、お気に入りなどが削除され、ログインできなくなります。削除前に必要な情報を控えてください。

• 自分だけのワークスペースの管理者の場合：退会時にワークスペースと登録内容も削除されます。
• 他のメンバーがいる場合：共有データは残り、作成者情報は「退会済みユーザー」に置き換わります。本文や入力例に書き込んだ氏名・機密情報まで自動で削除されるわけではありません。必要に応じて退会前に編集・削除してください。
• 他のメンバーがいる最後の管理者の場合：先に別の有効なメンバーへ管理者権限を引き継いでください。

削除後も、監査記録やバックアップなどは、不正利用防止・障害対応等に必要な範囲で一定期間残る場合があります。詳細はプライバシーポリシーをご確認ください。削除処理が完了しない場合は、運営窓口へお問い合わせください。

7. 外部AIへの送信有無

登録したレシピ・プロンプト・資料情報を、外部の生成AIサービスへ自動送信する機能はありません。外部AIで利用する際は、利用者が内容をコピーするなどして送信します。送信後の取扱いは、そのAIサービスの規約・設定に従います。

外部AIへの自動送信がないことと、外部サービスへの通信がないことは異なります。認証・保存にはFirebase、アクセス解析にはGoogle Analytics等を利用します。

8. アクセス解析

サービス改善のため、所定の条件を満たす場合にGoogle Analytics 4でページ閲覧や機能・導線の利用状況などを計測します。解析イベントに、レシピ本文、プロンプト、資料URL、フォーム入力内容、氏名・メールアドレスなどを含めない設計です。

ホスティングや認証などの外部サービスでは、安全確保や障害調査のため、IPアドレス、端末情報、アクセス日時、通信に関する情報等が記録される場合があります。

Cookieやブラウザ保存領域、解析の無効化方法はCookie・アクセス解析をご確認ください。Cookieを拒否するだけでは、解析への情報送信が停止するとは限りません。

9. バックアップ

障害対応のため、Cloud Firestoreのデータは日次バックアップ・14日保持の運用です。認証データや設定のバックアップは、Firestoreのバックアップとは別に管理しています。

バックアップ取得後の変更は、そのバックアップには含まれません。通常データから削除した内容も、既存のバックアップには保持期間中残る場合があります。

バックアップは運営者による障害復旧のためのもので、利用者が任意の時点へ戻す機能ではありません。個別の削除データの復元、すべてのデータの完全復旧、一定時間内の復旧を保証するものではありません。

10. 問い合わせ先

データの取扱い、削除の相談、セキュリティ上の懸念は、ラクワーク運営事務局へお問い合わせください。

メール：y.iwaki@rakuwork-tools.com

対象ワークスペースと相談内容をご記載ください。本人確認や管理権限の確認をお願いする場合があります。パスワードや秘密鍵、機密資料の本文は送らないでください。