個人事業主の在庫管理はどうする？管理方法・表計算ソフト・アプリ・棚卸まで解説

個人事業主にも在庫管理が必要な理由

個人事業主でも、商品や材料を扱うのであれば在庫管理は欠かせません。在庫数を正確に把握することは、売り逃しや余分な仕入れを防ぐだけでなく、資金繰りや確定申告にもつながります。ここでは、個人事業主に在庫管理が必要な理由を解説します。

欠品による販売機会の損失を防ぐため

在庫数を正確に把握できていないと、注文が入った時点で商品が足りず、販売できないケースが生じます。特にネットショップや複数の販売先を利用している場合は、画面上では販売可能でも実際には在庫がないという状況が起こりやすい点に注意が必要です。

現在庫と補充のタイミングを把握しておけば、在庫がなくなる前に仕入れや製作を進めやすくなります。売れ筋商品ほど欠品による機会損失が大きくなりやすいため、一定数量を下回ったら補充を検討するなど、自分なりの基準を決めて管理することが大切です。 季節やキャンペーンによって売れ行きが変わる商品では、普段と同じ補充基準では不足することもあります。過去の販売状況や今後の予定も確認しながら、必要に応じて最低在庫数や発注タイミングを見直すことが大切です。

過剰在庫を防ぐため

在庫が少ないことだけでなく、持ちすぎることも事業にとって負担になります。現在庫を確認せずに仕入れを重ねると、売れ残った商品が増え、保管スペースを圧迫するだけでなく、仕入れに使った資金を回収できない状態が続きます。

在庫管理を行えば、何がどの程度残っているのかを確認したうえで仕入れ量を調整しやすい点がメリットです。売れ行きの悪い商品を追加で仕入れてしまうことも防ぎやすくなるため、在庫管理は資金繰りを安定させるためにも重要です。 在庫量を定期的に見直すと、長期間動いていない商品にも気づきやすくなります。売れ残りが続く商品は追加仕入れを控えるなど、在庫状況を仕入れ判断に反映することで、資金が不要な在庫に固定されるのを防ぎやすくなります。

在庫差異や記録漏れを減らすため

管理表に記録された数量と実際に保管している数量が一致しない状態を放置すると、必要な商品を正しく把握できなくなります。在庫差異は、販売時の出庫入力忘れだけでなく、返品、破損、廃棄、紛失などを記録していない場合にも発生します。

仕入れや販売が発生したときだけでなく、在庫数が変わる出来事をすべて記録するルールを決めておきましょう。また、管理表の数字だけを信用せず、定期的に実際の商品を数えて照合することで、差異を早い段階で見つけやすくなります。 差異が繰り返し発生する場合は、単なる入力ミスとして処理せず、原因がどこにあるかを確認しましょう。特定の商品や作業工程でズレが多いと分かれば、確認手順を追加するなど、運用自体を改善しやすくなります。

棚卸や確定申告を正確に行うため

商品や材料などの在庫を持つ個人事業主は、年末時点で残っている在庫の数量と金額を明らかにしておくことが重要です。期末に残った在庫は売上原価の計算にも関係するため、日頃の管理が不十分だと、年末になってから一つずつ在庫を確認する負担が大きくなります。

日常的に入庫・出庫を記録し、定期的に実在庫と照合しておけば、年末の棚卸も進めやすくなります。在庫管理は日々の業務効率化だけでなく、確定申告に必要な数字を整えるための準備の一つです。 日々の記録が整っていれば、年末に在庫を一から洗い出す必要がなくなり、確認作業に集中できます。確定申告の直前だけ在庫を整えるのではなく、年間を通して記録を続けることが、結果的に作業負担の軽減につながります。

個人事業主が在庫管理で記録しておきたい項目

在庫管理では、現在庫の数量だけでなく、商品を識別する情報や入出庫の履歴、仕入れに関する情報も残しておくことが重要です。必要な項目を最初に決めておけば、商品数が増えても同じルールで管理できます。ここでは、個人事業主が記録しておきたい項目を解説します。

商品コード・SKU・商品名

在庫を商品ごとに区別するために、商品名だけでなく商品コードやSKUなどの識別情報を設定しておくと便利です。SKUは、同じ商品でも色やサイズなどの違いごとに管理するための単位として利用できます。

たとえば、同じTシャツでもサイズやカラーが異なれば在庫数は別々に動きます。商品名だけで一括管理すると、どの種類が不足しているのか分かりにくくなるため、実際に仕入れや販売を行う単位に合わせて管理することが大切です。 コードの付け方は、商品が増えたときにも同じルールで追加できるようにしておきましょう。桁数や分類方法を毎回変えると検索や並べ替えがしにくくなるため、簡単でも一貫した命名ルールを決めておくと管理が楽になります。

入庫数・出庫数・現在庫数

在庫管理の基本となるのが、入庫数・出庫数・現在庫数です。仕入れや製作によって在庫が増えた数量を入庫、販売や使用によって減った数量を出庫として記録し、その差から現在庫を確認します。

現在庫だけを書き換える方法では、なぜ数量が増減したのか分からなくなることがあります。入庫と出庫の履歴を日付とあわせて残し、販売・返品・廃棄・在庫移動などの理由も記録しておくと、在庫差異が発生した際に原因をさかのぼりやすくなります。

仕入単価・販売価格

在庫は数量だけでなく、金額でも把握できるようにしておくことが重要です。仕入単価を記録しておけば、手元に残っている在庫の金額を確認しやすくなり、棚卸時の計算にもつなげられます。

販売価格もあわせて管理すると、商品ごとの価格確認や見直しにも有効です。ただし、税務上の棚卸資産の金額は販売価格をそのまま使うのではなく、選定した評価方法に基づいて計算します。評価方法を届け出ていない場合は、原則として最終仕入原価法が適用されるため、日常管理の単価と確定申告時の評価額を混同しないようにしましょう。 仕入単価が変動する商品では、古い単価のまま管理すると在庫金額を把握しにくくなります。仕入れのたびに単価を更新するのか、履歴として残すのかを決め、数量管理と金額管理の両方で一貫したルールを設けましょう。

仕入先・保管場所・最低在庫数

仕入先・保管場所・最低在庫数まで記録しておくと、在庫数の把握だけでなく、補充や保管に関する判断もしやすくなります。それぞれの項目には役割があるため、目的を分けて管理することが大切です。

特に商品数や保管場所が増えると、在庫数だけでは管理しにくくなります。最低在庫数を下回った商品を優先して確認できるようにしておけば、補充が必要な商品を判断しやすくなり、欠品の予防にも有効です。

在庫管理表を作成する場合は、「商品コード・商品名・仕入単価・入庫数・出庫数・現在庫数・仕入先・保管場所・最低在庫数」などを基本項目として、自分の事業に必要な情報だけを追加すると管理しやすくなります。 最低在庫数を決めるときは、仕入先へ発注してから入荷するまでの時間も考慮すると管理しやすくなります。補充に時間がかかる商品ほど早めに発注できるよう、在庫数だけでなく発注のタイミングも合わせて確認しましょう。

個人事業主が在庫管理を始める基本手順

在庫管理を始めるときは、最初から多くの項目や高機能なシステムを用意する必要はありません。まず管理対象と記録方法を決め、実際の在庫数を基準に運用を始めることが大切です。ここでは、個人事業主が在庫管理を始める基本手順を解説します。

管理する商品・材料と管理単位を決める

最初に、何を在庫として管理するのかを整理します。販売用の商品だけを扱う場合は商品単位で管理できますが、ハンドメイドや製造を行っている場合は、完成品に加えて材料や製作途中のものも管理対象です。

次に、どの単位で数量を管理するのかを決めます。色やサイズが違えば別の商品として扱うのか、セット商品は1セットとして扱うのかなど、実際の販売・仕入れ方法に合わせてルールを統一しておくことが大切です。 管理単位は途中で何度も変更すると、過去の記録とのつながりが分かりにくくなります。運用を始める前に、どの単位で仕入れ・販売・棚卸を行うのかを整理し、同じ基準を継続して使えるようにしておきましょう。

複数の商品を組み合わせて販売する場合は、単品在庫とセット商品の在庫をどのように連動させるかも整理しておく必要があります。

最初の在庫数を数えて記録する

管理対象を決めたら、運用開始時点で実際に保有している数量を数え、初期在庫として記録します。管理表に数字だけを入力するのではなく、棚や保管箱などにある商品を実際に確認して数量を確定させましょう。

最初の在庫数が間違っていると、その後の入庫・出庫を正確に記録しても管理表と実在庫は一致しません。商品数が多い場合は、種類や保管場所ごとに区切って数えるなど、数え漏れや重複を防げる方法で進めることが重要です。 初期在庫を数える日は、できるだけ入出庫が少ない時間帯を選ぶと確認しやすくなります。数えている途中で販売や仕入れが発生すると数量がずれやすいため、作業中の在庫移動を別途記録するなどの工夫も必要です。

仕入れ・販売のたびに入出庫を記録する

在庫管理を正確に続けるには、在庫が動いたタイミングで記録することが基本です。商品を仕入れたら入庫、販売したら出庫として反映し、できるだけ後回しにしない運用を決めておきましょう。

入出庫を記録するときは、日付・商品・数量・増減の理由をセットで残すと、後から履歴を確認しやすくなります。販売、仕入れ、返品、廃棄などを同じ管理表で区別できるようにし、数量が変わった理由を追える状態にしておきましょう。

定期的に実地棚卸を行い帳簿と照合する

入出庫を毎回記録していても、入力漏れや破損、返品などによって管理上の数量と実際の数量に差が出ることがあります。そのため、定期的に現物を数え、管理表やシステム上の在庫と照合することが必要です。

数量が一致しない場合は、単に数字を実在庫に合わせるだけではなく、原因を確認しましょう。出庫入力忘れや返品処理の漏れなど、差異が生じた理由を把握することで、同じミスを繰り返しにくい管理方法へ改善できます。 棚卸の結果は、その場で数量を合わせて終わりにしないことが大切です。差異が多かった商品や保管場所を記録し、入力方法や保管ルールに問題がないか確認すると、次回の棚卸で同じズレが起こるのを防ぎやすくなります。

個人事業主の在庫管理方法を比較

個人事業主の在庫管理では、表計算ソフトやスプレッドシート、スマートフォンで使えるアプリ、専用の在庫管理システムなどが主な選択肢です。それぞれ費用や使いやすさ、対応できる業務量が異なります。ここでは、主な在庫管理方法の特徴を比較します。

表計算ソフト・クラウド型スプレッドシートで管理する

商品数や入出庫件数がまだ少ない場合は、表計算ソフトやクラウド型スプレッドシートを使う方法が始めやすい選択肢です。自分で必要な項目を設定でき、専用システムを契約しなくても在庫表を作成できるため、低コストで運用できます。

一方、基本的には人が入力・更新するため、商品数や取引件数が増えるほど作業負担が大きくなる点には注意が必要です。入力漏れや上書きミスが増えたり、複数の販売先の在庫をリアルタイムで合わせにくくなったりするため、事業規模が拡大したら管理方法を見直す必要があります。 表計算ソフトで運用する場合は、入力規則や関数を使って入力ミスを減らす工夫もできます。ただし、仕組みを複雑にしすぎると修正できる人が限られるため、自分や担当者が無理なく維持できる範囲で設計することが大切です。

在庫管理アプリで管理する

在庫管理アプリは、スマートフォンやタブレットから在庫を確認・更新したい個人事業主に向いています。商品を保管している場所でそのまま入出庫を記録できるため、パソコンを開いて後から入力する手間を減らしやすい点がメリットです。

アプリによっては、バーコードやQRコードの読み取り、棚卸、在庫不足の通知などに対応しています。ただし、無料プランでは商品数や利用できる機能に制限がある場合もあるため、自分が必要とする機能と料金を確認して選びましょう。 選ぶ際は、日々どの端末で操作するかも確認しましょう。倉庫や店舗でスマートフォンを使うことが多い場合は、画面の見やすさや入力のしやすさも重要です。実際の作業場所で無理なく使えるかを基準に選ぶと失敗を防げます。

在庫管理システムで管理する

商品数や取引件数が増えた場合は、専用の在庫管理システムを利用すると管理を効率化しやすくなります。入庫・出庫・棚卸を一つの仕組みで管理できるほか、複数人や複数拠点で同じ在庫情報を共有できる点も特徴です。

ECとの連携や発注管理、会計とのデータ連携などに対応しているシステムであれば、在庫管理以外の作業もまとめて効率化できる可能性があります。ただし、機能が多いほど費用や設定の手間も増えるため、現在の業務に必要な機能を絞って選ぶことが重要です。

在庫管理方法を比較するときは、費用だけでなく「商品数や入出庫件数」「スマートフォン対応」「バーコード対応」「複数人での共有」「複数の販売チャネルや拠点への対応」などを確認すると、自分に合う方法を判断しやすくなります。 導入前には、無料体験やデモなどで実際の操作感を確認できると安心です。必要な機能がそろっていても、日々の入力に手間がかかれば運用が続かないため、操作の分かりやすさや入力手順も比較しておきましょう。

農産物のセット販売では、当日の在庫を見ながらセット内容を決め、箱詰め後の残数や原価まで確認したい場面もあります。こうした作業には、野菜セットの組み合わせを作成できる無料ツールを活用すると、手作業での組み合わせ検討を減らしやすくなります。

個人事業主が在庫管理方法を選ぶポイント

在庫管理方法は、無料か有料かだけで決めるのではなく、商品数や取引量、販売方法に合わせて選ぶことが重要です。今は問題なくても、事業の拡大によって管理負担が急に増えることもあります。ここでは、在庫管理方法を選ぶポイントを解説します。

商品数・入出庫件数に合わせて選ぶ

商品数が少なく、1日に発生する入出庫も限られている場合は、表計算ソフトやスプレッドシートでも十分に管理できるケースが多いでしょう。入力する件数が少なければ、手作業でも在庫の動きを追いやすく、低コストで始められます。

一方、商品数や注文数が増えると、毎回の入力だけで多くの時間を使うようになります。入力作業が本来の販売・制作業務を圧迫している場合や、記録漏れが増えている場合は、アプリやシステムへの切り替えを検討するタイミングです。 判断するときは、商品数だけでなく1日の更新回数にも注目しましょう。SKUが少なくても入出庫が頻繁であれば手入力の負担は大きくなります。逆に商品数が多くても動きが少なければ、表計算ソフトで管理できる場合があります。

販売チャネル・管理拠点数に合わせて選ぶ

一つの店舗やネットショップだけで販売している場合と、複数のECモールや店舗で販売している場合では、必要な在庫管理の仕組みが異なります。販売先が増えるほど、同じ在庫をそれぞれの販売先で重複して販売してしまうリスクも高くなります。

また、自宅と倉庫など複数の場所に商品を保管している場合は、合計在庫だけでなく保管場所ごとの数量も確認できる仕組みが必要です。販路や拠点が増えたら、在庫情報を一元管理できる方法を優先しましょう。 複数拠点を管理する場合は、商品が拠点間を移動したときの処理も決めておく必要があります。単純な入庫・出庫として扱うのか、拠点移動として記録するのかを統一しておくと、全体在庫と拠点別在庫の両方を把握しやすくなります。

利用人数と共有の必要性で選ぶ

一人ですべての入出庫を記録する場合は、個人用の管理表でも運用しやすいですが、スタッフや家族など複数人で作業する場合は情報共有のしやすさが重要になります。それぞれが別のファイルに記録すると、最新の在庫数が分からなくなる可能性があります。

複数人で利用する場合は、一つのデータを共同で更新できる方法を選びましょう。誰がどのタイミングで在庫を動かしたのか確認できる仕組みがあれば、数量が合わなくなったときの確認もしやすくなります。 共同で利用する場合は、編集できる人と閲覧だけする人を分けることも検討しましょう。誤操作による数量変更を防ぎやすくなるほか、変更履歴を確認できる仕組みがあれば、数字が合わないときの原因調査にも役立ちます。

バーコード・EC・会計連携など必要な機能で選ぶ

商品数が増えるほど、商品名や数量を手入力する負担は大きくなります。バーコードやQRコードを読み取って入出庫できる仕組みを使えば、入力時間を減らしながら、商品を取り違えるリスクも抑えやすくなります。

ネットショップを運営している場合はECとの在庫連携、会計処理まで効率化したい場合は会計ソフトとのデータ連携なども確認しましょう。ただし、使わない機能まで多く搭載されたシステムを選ぶと費用が無駄になりやすいため、必要な機能を先に整理することが大切です。 連携機能は便利ですが、接続先が増えるほど設定や確認項目も増えます。どの情報をどちらのシステムで更新するのかを決めておかないと、二重入力や反映漏れが起きるため、主となるデータの管理先を明確にしておきましょう。

表計算ソフトからシステムへ移行するタイミングを見極める

表計算ソフトやスプレッドシートで問題なく管理できている間は、無理に専用システムへ移行する必要はありません。ただし、商品数や入出庫件数が増えて更新に時間がかかる、在庫差異が頻繁に起こる、複数人で同時に管理する必要が出てきた場合は、見直しを検討しましょう。

また、棚卸に多くの時間がかかるようになった場合も移行のサインです。システム利用料だけを見るのではなく、手入力や確認にかかっている時間、在庫ミスによる損失なども含めて比較すると、導入する価値を判断しやすくなります。 移行を決めた場合は、現在使っている商品コードや在庫数、仕入先などの情報を整理してから移すとスムーズです。データの重複や表記ゆれを残したまま移行すると、新しいシステムでも検索や集計がしにくくなるため注意しましょう。

手入力や確認に時間がかかる場合は、システムへの移行だけでなく、どの業務を自動化できるか整理しておくと改善策を検討しやすくなります。

個人事業主の在庫管理を効率化するポイント

在庫管理は、便利なツールを導入するだけでは正確になりません。入力するタイミングや管理場所を統一し、実在庫とのズレを定期的に確認できる運用をつくることが重要です。ここでは、個人事業主の在庫管理を効率化するポイントを解説します。

在庫が動いた時点で記録する

在庫管理を効率化するには、記録を後回しにせず、在庫が動いた業務の流れの中で更新することが大切です。別作業として後から入力する運用を減らすほど、記録忘れや確認の手戻りを抑えやすくなります。

販売なら注文時・決済時・発送時のどこで出庫とするかを決めるなど、更新の基準を固定しましょう。担当者や日によって処理時点が変わらないようにすると、在庫数の基準がぶれにくくなります。

管理ルールと使用する管理表を一元化する

在庫管理表を複数作ると、どのファイルが最新なのか分からなくなる可能性があります。「店舗用」「ネットショップ用」など別々に管理していても、同じ商品在庫を共有しているのであれば、情報を一つにまとめた方がズレを防ぎやすくなります。

使用する管理表やシステムを決めたら、そこを基準データにするのが基本です。商品名の付け方や入出庫の入力方法も統一し、別の場所へ同じ在庫情報を重複して持たないようにすると、どのデータが正しいのか迷いにくくなります。

バーコード・QRコードを活用する

商品数が増えた場合は、バーコードやQRコードを活用すると入出庫作業を効率化できます。商品を選択して数量を入力する作業を減らせるため、手入力による商品選択ミスや記録漏れを抑えやすくなります。

ただし、コードを導入するだけでは在庫管理は正確になりません。どの商品のどの単位にコードを付けるのか、返品や廃棄時にはどのように処理するのかまで決めておくことが必要です。商品数や作業量が増えてから導入を検討するとよいでしょう。 バーコードやQRコードを使う場合は、ラベルの貼り間違いや読み取り対象の取り違えにも注意しましょう。コードと商品情報の対応関係を一度整理し、登録時と運用時のルールを統一しておくことが安定した管理につながります。

定期的に棚卸を行う

棚卸は、すべての商品を同じ頻度で確認する必要はありません。売れ行きが早い商品や高額商品など、在庫差異の影響が大きいものは確認頻度を高め、動きの少ない商品は間隔を空けるなど、重要度に応じて実施すると効率的です。

商品数が多い場合は、毎回すべてを数えるのではなく、商品群や保管場所を分けて順番に確認する方法もあります。確認対象を分散させれば、一度にかかる作業負担を抑えながら、在庫差異を早めに発見しやすくなります。

個人事業主の在庫管理でよくある失敗

在庫管理のズレは、大きなトラブルよりも日常的な入力忘れや運用ルールの曖昧さから生じることが少なくありません。失敗しやすいパターンを知っておくことで、事前に対策を取りやすくなります。ここでは、個人事業主の在庫管理でよくある失敗を紹介します。

販売後の出庫入力を忘れる

商品を販売したにもかかわらず出庫を記録しないと、管理表には実際より多い在庫が残ります。そのまま次の注文を受けると、管理上は在庫があるのに実物がないという事態につながる可能性があります。

販売と在庫更新を別々の作業にせず、一連の業務として処理することが大切です。たとえば発送作業が終わった時点で必ず出庫を記録するなど、自分が忘れにくいタイミングを決めて運用しましょう。 出庫忘れが続く場合は、発送作業のチェックリストに在庫更新を組み込む方法も有効です。販売処理が完了したかだけでなく、在庫数まで反映されたことを確認する工程を設けると、入力漏れを防ぎやすくなります。

複数の販売先で同じ在庫を販売する

店舗とネットショップ、複数のECモールなどで同じ商品を販売している場合、それぞれで在庫数を別々に設定すると、同じ1点を複数の販売先で販売してしまうことがあります。特に在庫数が少ない商品では注意が必要です。

複数の販売先で共通在庫を使う場合は、販売が発生したら他のチャネルにも在庫減少を反映できる運用を整えましょう。販売先が増えて手動更新が難しくなった場合は、在庫を一元管理できるシステムへの移行も選択肢になります。 販売先ごとに在庫数を固定して分ける方法もありますが、共通在庫を使う場合は更新の遅れに注意が必要です。注文が入った時点で他の販売先にも反映できる運用を決め、販売可能数が食い違わないように管理しましょう。

返品・廃棄・破損を在庫に反映しない

在庫の増減は、仕入れと販売だけで発生するわけではありません。返品された商品が再販売できる状態であれば在庫へ戻す必要があり、破損や廃棄によって販売できなくなった商品は在庫から減らす必要があります。

こうした例外処理を記録しないままでは、管理表と実在庫のズレが広がる原因です。通常の入庫・出庫とは別に、返品・廃棄・破損などの理由も記録できるようにすると、差異が発生した原因を後から確認しやすくなります。 返品品は、再販売できる商品と販売できない商品を分けて処理するとよいでしょう。廃棄や破損についても、発生日や数量、理由を記録しておけば、在庫差異が発生したときに原因を確認しやすくなります。

帳簿在庫だけを見て実在庫を確認しない

管理表やシステムの数字が整っていても、入力漏れがあれば実際の商品数とは一致しません。帳簿上の在庫だけを見て仕入れや販売判断を続けると、ズレが長期間蓄積してしまう可能性があります。

定期的に商品を実際に数え、帳簿在庫と比較しましょう。差異があった場合は数量を修正するだけでなく、なぜ差が出たのかを確認し、入力方法や保管方法に問題がないか見直すことが重要です。 差異が見つかったときは、差額や数量だけでなく、原因と修正内容も記録しておくと再発防止に役立ちます。同じ商品でズレが続く場合は、入出庫のタイミングや保管方法など、日常の運用そのものを見直しましょう。

表計算ファイルを複数作り最新版が分からなくなる

表計算ファイルをバックアップや月別保存のために複製すると、誤って古いファイルを編集することがあります。保存用のファイルと日常的に更新するファイルの役割を分けておかないと、更新内容が複数の版に分散しやすくなります。

編集用のファイルは一つに限定し、バックアップは更新しないなど保存ルールを決めておきましょう。複数人で使う場合は、同じデータを共同で更新できる方法にすると、最新版を取り違えるリスクを減らせます。

個人事業主が確定申告前に確認したい棚卸の基本

日常の在庫管理は、年末の棚卸や売上原価の計算にもつながります。商品や材料を扱う個人事業主は、手元にある在庫を正しく確認し、その金額を整理しておくことが大切です。ここでは、確定申告前に確認したい棚卸の基本を解説します。

年末時点の在庫数量と金額を確認する

個人事業主が商品や材料などの棚卸資産を保有している場合は、原則として12月31日時点で残っている在庫を確認します。年末に実地棚卸ができない場合は、その前後のできるだけ近い日に棚卸し、棚卸日と年末の間の売上や仕入れを反映して年末時点の棚卸高を算定します。

日頃から在庫管理をしていても、年末時点の在庫数量を確定し、管理表との差がないか確認しましょう。数量だけでなく、確定申告に必要な期末棚卸高を算出できるよう、在庫の金額も整理しておく必要があります。 年末直前に仕入れや販売が集中する場合は、いつの時点の数量を年末在庫として扱うかを曖昧にしないことが大切です。取引記録と在庫記録を突き合わせ、年末までの増減が漏れなく反映されているか確認しましょう。

棚卸対象となる在庫を把握する

棚卸の対象は、販売用の商品だけではありません。事業内容によっては、次のようなものも棚卸資産に含まれます。

• 製品、半製品、仕掛品
• 原材料、副産物、仕損じ品、作業くず
• 未使用の包装材料や事務用品などの消耗品

ただし、通常の年と比べて特に増えていない消耗品などは、棚卸しを省略できる場合があります。

また、委託販売先などに預けている自社商品も、所有している在庫であれば確認が必要です。一方、預かっているだけで自分が所有していない商品は含めません。棚卸時に判断しやすいよう、材料や仕掛品も含めて名称や保管場所を整理し、事業で保有する在庫全体を把握しておきましょう。

実地棚卸と帳簿棚卸の差異を確認する

実際の商品を数える作業が実地棚卸で、在庫管理表やシステム上の数量を確認するのが帳簿棚卸です。棚卸では両方を照合し、数量が一致しているか確認します。

年末の棚卸で差異が見つかった場合は、出庫入力忘れ、返品処理の漏れ、破損・廃棄、数え間違いなどの原因を確認する必要があります。数量を修正するだけでなく、差異の理由や修正内容を記録しておくと、決算時の確認や翌年以降の管理改善に役立ちます。

期末棚卸高を反映して売上原価を計算する

仕入れた商品のうち、年末までに売れずに残っているものは、期末棚卸高として売上原価の計算に反映します。当年中に仕入れた金額のすべてがその年の売上原価になるわけではないため、年末時点の在庫金額を正確に把握することが大切です。

売上原価は、一般的に次の計算式で求めます。

売上原価 ＝ 期首棚卸高 ＋ 当期仕入高 － 期末棚卸高

たとえば、期首棚卸高が10万円、当期仕入高が100万円、期末棚卸高が20万円の場合は、次のように計算します。

10万円 ＋ 100万円 － 20万円 ＝ 90万円

この場合、その年の売上原価は90万円です。年末に残っている20万円分の在庫は当年の売上原価から差し引かれるため、期末棚卸高を正確に計算することが利益の把握にもつながります。仕入単価が時期によって異なる場合は、確定申告時に採用している評価方法に沿って期末棚卸高を算出しましょう。

棚卸表を作成して在庫の記録を残す

棚卸を行ったら、確認した内容を棚卸表に整理して記録を残します。日常の在庫管理表とは別に作成する場合でも、どの商品を基にした数字なのか分かるようにしておくことが大切です。

棚卸表には、主に以下のような項目を記録しておきましょう。

• 商品名
• 数量
• 単価
• 金額
• 確認日
• 担当者
• 在庫差異があった場合の修正内容

また、棚卸表は決算に関する書類として保存が必要です。保存期間は申告方法によって異なります。

棚卸表を保存しておけば、翌年の期首在庫を確認するときや、過去の在庫状況を見直す際にも有効です。毎年同じ形式で記録を残し、日常の在庫管理から年末の棚卸まで同じ商品情報を追える状態にしておくと、確認や改善もしやすくなります。

個人事業主は事業規模に合った方法で在庫管理を始めよう

個人事業主の在庫管理は、最初から高機能なシステムを導入することよりも、現在の商品数や入出庫件数に合った方法を無理なく続けることが大切です。小規模なうちは表計算ソフトやスプレッドシートで必要な項目を記録し、在庫が動いた時点で更新するだけでも管理の精度を高められます。

一方、商品数や販売チャネルが増え、入力作業や棚卸に時間がかかるようになった場合は、アプリや在庫管理システムへの移行を検討しましょう。管理方法を定期的に見直し、実在庫とのズレを減らしながら、欠品や過剰在庫を防げる仕組みを整えていきましょう。